Mejores prácticas para implementar un programa de identificación del cliente

Marcos Tinedo habla sobre «El Programa de Identificación del Cliente (“CIP”)», que establece los requisitos para determinar y verificar la identidad de cualquier persona que busque establecer una relación con un Banco, incluidas tanto las personas físicas como jurídicas.

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Estos requisitos, que deben ser consistentes con los estándares internacionales y satisfacer las obligaciones de un banco estadounidense bajo la Sección 326 de la Ley USA PATRIOT, la cual le instruye al Banco que debe formarse una “creencia razonable” de que conoce la verdadera identidad de cada uno de sus clientes.

Para formar una «creencia razonable» de que se conoce la verdadera identidad de cada uno de sus clientes, se debe obtener información de identificación específica y parte o toda esta información debe ser verificada por medios independientes como se establece en el CIP. Los medios independientes para verificar la información de identificación incluyen métodos tanto documentales como no documentales.

REQUISITOS DEL PROGRAMA DE IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE

Todos los negocios del Banco deben establecer procedimientos escritos aprobados por el negocio relevante y los Jefes de Unidades de Cumplimiento y ALD relevantes, para implementar el CIP y asegurar el cumplimiento de sus requisitos. Estos procedimientos deben incluir métodos razonables y prácticos basados ​​en el riesgo para verificar la identidad de los clientes.

Cuando lo requiera la ley local o para adaptarse a las prácticas locales, un país o región puede implementar aquellos procedimientos que se aplican a una empresa o empresas dentro de esa región o país específico, siempre que exista un procedimiento de implementación aplicable a cada empresa en cada jurisdicción en la que opera. No es necesario que los procedimientos sean documentos independientes y se pueden incorporar a otras políticas, programas y / o procedimientos ALD específicos de la empresa, según corresponda para una implementación eficaz.

AVISO AL CLIENTE

A menos que lo prohíba la ley local, el procedimiento CIP de cada empresa debe incluir procedimientos para notificar al nuevo cliente antes de la apertura de la cuenta, por lo que se solicitará esa información para verificar la identidad. Dicho aviso puede proporcionarse a través de formularios de cuentas nuevas, correos, carteles, avisos web, como parte de solicitudes telefónicas y otros medios, según corresponda. Las empresas fuera de los EE. UU.

Y donde de otro modo esté permitido legalmente, que carezcan de estos u otros medios prácticos para proporcionar el aviso antes de la apertura de la cuenta, pueden proporcionar el aviso después de la apertura, siempre que se proporcione en o antes de que se solicite la información de verificación.

Las empresas fuera de los EE. UU. que opten por proporcionar un aviso por escrito como parte de las divulgaciones existentes, las solicitudes de cuentas, los términos y condiciones u otros formularios impresos existentes, pueden incorporar el aviso en la próxima oportunidad razonable para la revisión del documento relevante.

Este aviso debe informar a los nuevos clientes que, para ayudar a prevenir el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo, el Banco requiere la recolección, verificación y registro de información para verificar la identidad de cada persona que abre una cuenta en el Banco. El aviso también debe informar a los nuevos clientes sobre la información específica que se recopilará y cualquier documentación requerida para la verificación según se especifica en el procedimiento CIP de la empresa.

PROGRAMA DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES Y CONOZCA SU POLÍTICA DE CLIENTE

El CIP es un primer paso fundamental en el Programa KYC del Banco, como debe establecerse en sus políticas. La verificación de identidad no reemplaza el requisito de realizar la debida diligencia adecuada y, cuando sea necesario, una debida diligencia mejorada antes de establecer una relación con el cliente y abrir una cuenta o cuentas.

APLICABILIDAD DE LOS REQUISITOS CIP

El CIP, incluida la recopilación y verificación de la información de identificación, se aplica a todos los clientes nuevos y existentes con o sin cuenta, como se detalla a continuación:

  • Cliente: Para los propósitos del CIP, un cliente generalmente se define como una persona física, corporación, sociedad, fideicomiso, sucesión y cualquier otra entidad reconocida como una persona jurídica que abre una nueva cuenta o a la que un Banco proporciona ciertos servicios. Una persona que abre una cuenta para otra persona no se considera un cliente a menos que la persona para quien se abre la cuenta carece de capacidad legal (por ejemplo, un menor) o es una entidad que no es una persona jurídica (por ejemplo, un club cívico).
  • Además, una persona que simplemente actúa como agente de otra persona competente y no tiene un interés de propiedad u otros derechos sobre la cuenta no se considera un cliente. Las condiciones bajo las cuales los beneficiarios finales están sujetos a los requisitos de identificación, incluida la verificación de la información de identificación, dependen del grado de control que dichas personas tengan sobre la cuenta y el riesgo ALD asociado presentado.
  • Cuenta: una cuenta se define como una relación comercial para proporcionar servicios financieros, tratos u otras transacciones financieros que incluyen, entre otras:
  • Cuentas de depósito;
  • Cuentas de transacciones o activos;
  • Operaciones de crédito, incluidas tarjetas de crédito u otras extensiones de crédito;
    • Suministro de nuevos productos de métodos de pago con o sin una transacción bancaria / cuenta corriente, incluida la banca móvil, servicios de pago móvil, servicios de pago por Internet y acceso prepago (tarjeta y otros formatos);
  • Cobro de cheques girados en cuentas no bancarias sin una transacción bancaria / cuenta corriente;
  • Transferencias bancarias sin una transacción bancaria / cuenta corriente;
  • Venta de cheques oficiales o bancarios sin una transacción bancaria / cuenta corriente;
  • Venta o tarjetas de regalo o productos similares de otro emisor (donde el Banco es el revendedor) sin una transacción bancaria / cuenta corriente;
  • Cajas de seguridad u otros servicios de custodia;
  • Servicios de gestión de efectivo;
  • Servicios de custodia;
  • Servicios de confianza;
  • Servicios de administración de fondos;
  • Servicios de asesoría en banca de inversión;
  • Valores, materias primas y servicios de inversión; y
  • Asesoramiento o procesamiento de transacciones sin custodia de activos (por ejemplo, asesoramiento sobre una fusión o adquisición).

CUENTAS ERISA (EE. UU)

En los EE. UU., Las cuentas que se abren con el propósito de participar en un plan de beneficios para empleados establecido de conformidad con la Ley de Seguridad de Ingresos para la Jubilación de los Empleados de 1974 (“ERISA”) no están sujetas al CIP.

En determinadas circunstancias, también se excluyen las cuentas establecidas para participar en planes de beneficios para empleados que no pertenecen a ERISA. Estos incluyen planes de jubilación en el lugar de trabajo con impuestos diferidos que no son de ERISA u opciones sobre acciones, compra de acciones u otros planes de beneficios para empleados siempre que:

  • El plan está formalizado y documentado;
  • El empleador, ex empleador o empleado es la única fuente de fondos u otros activos depositados en la cuenta;
  • Las acciones del empleado y / o el tipo de actividad está definido por el plan; y
  • No hay razón para creer que la cuenta se esté utilizando para lavar dinero o financiar actividades terroristas.

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN REQUERIDA DE IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE

El primer paso en el proceso CIP es recopilar la información de identificación del cliente requerida. Esta información debe obtenerse antes de abrir una cuenta o establecer una relación, antes de que se permita cualquier transacción que no sea un depósito inicial. La información requerida se puede obtener verbalmente de un cliente potencial, ya sea en persona o por teléfono, o de una solicitud de cuenta bancaria u otro formulario completado por un cliente, ya sea en formato electrónico o en papel.

Para las cuentas de tarjetas de crédito, es aceptable obtener la información de identificación de un tercero «de confianza», como un servicio de informes crediticios, en lugar de directamente del cliente antes de abrir una cuenta de tarjeta de crédito. La siguiente información debe obtenerse de cada cliente:

PARA INDIVIDUOS (PERSONAS NATURALES):

  • Nombre legal completo;
  • Fecha de nacimiento;
  • Dirección de residencia, incluyendo, según corresponda, calle y número de calle, ciudad / pueblo y país o, para una persona que no tiene una dirección residencial, una dirección comercial o una persona que no tiene una dirección residencial o dirección postal comercial, la dirección residencial o comercial de un pariente más cercano o de otra persona de contacto, o una descripción de la ubicación residencial física del cliente, como el número de casilla rural (una casilla postal o una dirección de «entrega de correo», incluida una dirección del apartado postal, la cual no es aceptable a menos que sea un apartado postal del ejército o un apartado postal de Fleet Post Office Box); y
  • Para una persona de nacionalidad estadounidense:
    • Un número de identificación de contribuyente (TIN o Número de Seguro Social: SSN)
  • Para una persona no estadounidense, uno de los siguientes:
    • Un número de identificación de contribuyente;
    • Un número de pasaporte y país de emisión;
    • Un número de tarjeta de identificación de extranjero;
    • El número y país de emisión de cualquier otro documento emitido por el gobierno que demuestre la nacionalidad o residencia y que lleve una fotografía o una garantía similar.
  • Para una persona estadounidense que es un cliente que solo tiene cuentas / productos ofrecidos por una empresa bancaria ubicada fuera de los EE. UU., se le pueden exigir el cumplimiento solo con los requisitos establecidos anteriormente para una persona no estadounidense.

PARA ENTIDADES (PERSONAS JURÍDICAS):

  • Nombre legal;
  • Nombre Comercial;
  • Dirección del lugar principal de negocios, oficina local u otra ubicación física de la entidad (no se aceptan apartados de correos ni direcciones de «entrega de correo»); y
  • Un número de identificación del contribuyente (TIN o Número de identificación del empleador) o para entidades del sector público, un número de identificación regulatorio y / o para una entidad fuera de los EE. UU., un número y país de emisión de cualquier documento emitido por el gobierno o documentación emitida por el gobierno que certifique la existencia de la entidad.

NO DISPONIBILIDAD DE NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN

Se debe obtener un número de identificación de un cliente antes de abrir una nueva cuenta o establecer una relación. En los casos en que el cliente haya solicitado un nuevo número de identificación y aún no lo haya recibido, se puede abrir la cuenta o establecer la relación tras la verificación de que se ha realizado una solicitud para un número de identificación.

Sin embargo, no se permiten transacciones que no sean un depósito inicial hasta que se haya recibido el número de identificación. Si el número de identificación no se recibe dentro de los 30 días, la cuenta o relación debe suspenderse hasta el momento en que se reciba y verifique el número de identificación. Cada empresa debe especificar el procedimiento a seguir para verificar que se haya realizado una solicitud de número de identificación, como ver y / u obtener una copia de la solicitud.

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