Mejoras en políticas y procedimientos de cumplimiento anticorrupción

Cómo mejorar las evaluaciones de riesgos, revisiones de programas y desarrollo de mejoras en sus programas, políticas y procedimientos de cumplimiento anti-soborno y anticorrupción existentes. 

Antilavadodedinero / FCPA

Con base en alguna experiencia reciente, aquí hay una breve lista de las mejoras clave que las empresas pueden realizar en sus programas de cumplimiento de ABAC ahora y las preguntas relacionadas que deberían hacerse como parte de ese esfuerzo.

Por supuesto, cualquier revisión exitosa debe basarse e incorporar la orientación reciente de la agencia (incluida la segunda edición de la Guía de recursos de la FCPA y la orientación del DOJ sobre la evaluación de programas de cumplimiento corporativo), áreas de enfoque en acciones de cumplimiento recientes y estándares de la industria en evolución.

1. Comprenda y mejore la accesibilidad a sus programas ABAC. 

¿En qué idioma (s) se publica la política de ABAC? Con frecuencia vemos las políticas de ABAC que están disponibles solo en inglés. Si este es el caso de la política ABAC de su empresa, considere la posibilidad de traducirla a otros idiomas, comenzando por aquellos en los que tiene más empleados. Por ejemplo, ¿tiene una oficina grande en Hong Kong? Traduzca sus políticas en cantonés. ¿Una subsidiaria importante en Moscú? Agregue ruso a la lista. Si bien a menudo es difícil mantenerse al día con las operaciones en expansión, vemos un gran retraso en la traducción de políticas y procedimientos a los idiomas relevantes.

¿Qué tan fácil de usar es? Si la política de ABAC está disponible en línea, considere la posibilidad de buscar en el documento para que los empleados puedan encontrar rápidamente la información que buscan. Además, pregúntese si es fácil de leer y digerir. Si el lector requiere un título en derecho para comprender lo que se requiere de él, es probable que no haya dado en el blanco. Por lo general, me pregunto si mis padres pudieron comprender un conjunto particular de políticas y procedimientos. Si no creo que puedan, entonces es hora de hacer algo de racionalización.

¿Dónde pueden los empleados encontrar la política ABAC de la empresa? Muchas empresas publican sus políticas y procedimientos de cumplimiento en sus intranets (y un número creciente en sus sitios web públicos). Esto es ideal para los empleados que van a la oficina (en casa o de otro tipo). Pero en algunos casos, es posible que esto no llegue a todos. Para los empleados que trabajan en el campo en ubicaciones remotas sin Internet o servicio celular, considere enviarles copias impresas. Puede sonar un poco pasado de moda, pero es mejor que pasarlas por alto.

2. Abordar el soborno comercial.

¿La política de ABAC se centra únicamente en el soborno de funcionarios gubernamentales? Si su empresa elaboró ​​su política ABAC con miras a la FCPA, es posible que no aborde el soborno comercial. Las empresas ignoran el soborno comercial bajo su propia responsabilidad. No solo la Sección 1 de la Ley de Soborno del Reino Unido lo aborda, sino que el DOJ también puede hacer cumplir los estatutos estatales de soborno comercial a través de la Ley de Viajes. Recuerde, el DOJ sancionó a  Control Components Inc.  hace unos años por infracciones de la FCPA y de la Ley de viajes, y un número creciente de acciones de cumplimiento individuales también incluyen cargos de la Ley de viajes. Además, se sabe que la SEC utiliza los libros y registros y las disposiciones de controles internos de la FCPA para penalizar el soborno del sector privado, como se ve en la acción de ejecución de la agencia contra  FalconStor Software, Inc.. Por lo tanto, las empresas deben ampliar el alcance de sus políticas ABAC para que prohíban el soborno a cualquier persona, incluidos los funcionarios gubernamentales y los socios comerciales del sector privado.

3. Prohibir las contribuciones políticas no estadounidenses.

¿Los empleados aportan fondos de la empresa a candidatos o partidos políticos fuera de los EE. UU.? Hemos visto una tendencia a no permitir contribuciones políticas no estadounidenses. Por definición, están plagados de mayores riesgos de la FCPA. Después de todo, la FCPA trata los pagos indebidos a partidos políticos y candidatos a cargos públicos de la misma manera que trata los sobornos a los funcionarios gubernamentales en funciones. Como resultado, escribir un cheque para un partido político o un candidato a un cargo requiere un mayor escrutinio y puede que no valga la pena el esfuerzo. Algunas empresas ven esto como un área en la que pueden reducir la exposición a la FCPA al eliminar o restringir significativamente estos pagos de alto riesgo. De hecho,  la política ABAC de Tesla prohíbe todas las contribuciones políticas sin la aprobación previa del departamento legal, independientemente de si se basan en los EE. UU. o no.

4. Incorporar el análisis de la causa raíz.

Cuando ocurre una mala conducta, ¿la empresa analiza y aborda la causa raíz? El DOJ pone mucho énfasis en el “análisis de la causa raíz” en su guía de Evaluación de los Programas de Cumplimiento Corporativo.

Quieren que las empresas lleguen al fondo de la razón por la que se produjo la mala conducta e implementen cambios para evitar que vuelva a suceder. Revise lo que la política ABAC de su empresa tiene que decir sobre las investigaciones: probablemente establece que la empresa investigará todos los informes creíbles de posible mala conducta. Considere agregar que, como parte de la investigación, la compañía evaluará la causa raíz de la mala conducta e implementará las medidas correctivas apropiadas cuando sea necesario. Por supuesto, la empresa también debería poner esto en práctica.

Las políticas y procedimientos de ABAC ciertamente deben adaptarse a los riesgos y necesidades específicos de la empresa. Sin embargo, los problemas anteriores son universales para las empresas con operaciones globales. Cuando las políticas y los procedimientos de ABAC existentes aún no los abordan, son un medio para realizar pequeños cambios que tienen un gran impacto.

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